企業のPRやイメージアップ、商品の販促など、大きな効果が望めるイベント企画。ユニークなイベントを運営している企業は、それだけで知名度と好感度が上がります。
しかし人手不足が叫ばれる現代において、通常業務を進めながら無理なくイベント運営ができるほどの余裕がある企業はなかなかありません。
特にマニュアルなどがまったくない、はじめてのイベント運営では、担当者に大きな苦労が付きまといます。ここではありがちな苦労の例をまとめてみました。
イベント企画は常にマルチタスク
イベント運営の担当者は、会社のスタッフの中から選出します。そのスタッフは通常業務を抱えているので、イベントの準備期間中は常にいくつもの作業を同時進行するマルチタスクにならざるを得ません。業務時間は通常業務の処理にあたり、イベントの準備にあてる時間はほぼ丸ごと時間外労働になるということも多いようです。
イベントの準備は企画内容を決めることだけではありません。会場の手配やスケジュール設定、関連する企業への連絡、飲食関連の手配、宣伝広告活動、参加者からの問い合わせに対するやり取り…まだまだほかにもたくさんのタスクを、同時に進めていくことになります。
スポーツや移動などを伴う企画内容では、イベント保険にも加入しなければなりません。保険の内容や費用などを把握し、適切な保険を選ぶだけでも手間ひまがかかります。
特にはじめてのイベントについては必要な準備の内容がつかめていないため、ギリギリになって「これの準備を忘れていた！」ということになりがちです。業務ボリュームに対して担当者が少ないとチェックが行き届かないので、責任感のある担当者を複数用意し、相談しながら手分けして作業を進められる体制を作りましょう。
上司が部下に任せきりにせず、時おりチェックして困っていることがないか確認することも大切です。
自分だけの力では対処できないケースも
たとえば、イベントの多い時期に企画が重なると会場がなかなか見つからないことがありますし、天候や交通機関のトラブルなどの影響で人が集まらないことも。これらの問題には、個人の努力では対処できません。
屋外イベントにおける悪天候の場合の延期日設定など、さまざまなケースを想定して対処法を考えておく必要があります。はじめてのイベント運営では、これらのケース想定が不十分になりがちです。
参加者からの問い合わせが多い企画内容だと、その対応だけで1日が終わるというケースも少なくありません。1件1件の問い合わせ内容は簡単でも、各部署に連絡を取るなど丁寧に対応していると、意外に時間がかかります。
業者にまとめて頼む方法が◎
イベント運営に関する業務はボリュームが多い上に、するべき内容や想定すべき事態が実に多岐にわたります。経験の少ないスタッフが通常業務の片手間でやろうとすると、なかなかイベントを成功させることができません。
そのせいでイベント内容が不十分になったり、参加者にもたついた印象を与えたりしては本末転倒になってしまいます。
充実した内容のイベントを無理なく運営するには、イベント企画の経験が豊富な業者の手を借りる方法がおすすめです。イベント会社の担当者とのやり取りだけなら、通常業務と並行でもそれほど無理なく準備が進められるでしょう。
ターゲット設定に対する効果的な宣伝活動の提案など、プロならではの視点は大変参考になります。
当社ではさまざまな企業様からご依頼をいただき、多種多様なイベント運営をお手伝いしてまいりました。どのような企画内容も豊富な経験を生かしてサポートさせていただきますので、お困りの際はお気軽にご相談ください。
