はじめてイベントの運営をする人にとって、「イベント運営の大変さ」はイメージしづらいものですよね。どんな苦労があるのか知らないと、どれくらいイベント運営に力と時間を割けば良いのかわからず、失敗する可能性も否定できません。
はじめてのイベント運営でありがちな苦労を知って、無理せずイベント運営を成功させるためのヒントを掴みましょう。
イベント企画は常にマルチタスク
参加人数を増やすためには広告が必要で、広告を打つためには参加人数をある程度、決め打ちして会場を押さえなければなりません。そして、会場を押さえるためには会場代がかかります。参加人数が少ない場合、または人数がなかなか確定しない場合は、会場を押さえたり当日行う出し物の準備をしたりするのも簡単ではありません。
会場を押さえても、食事や機材の発注、イベントの進行表づくり、盛り上がる出し物の考案、上司への報告、予約者の相手などをすべて同時に進めることになります。
運動系のイベントなら参加者が当日加入できる保険選びも必要ですし、表彰式や記念式の場合はそもそもスケジュールの調整から大変です。しかも、普段通りの仕事をしながらこれらの作業を並行してこなさなければならないのです。
自分の力ではどうにもならないところも出てくる
狙っていた会場がほかの人に押さえられてしまったり、急なトラブルや天候不順で日程が変更になったりするなど、イベント運営担当者である自分がいくら頑張ったところで、どうにもならない部分が出てくることもあります。
また、たとえば50人の参加が予定されているイベントで、担当者が自分しかいなければ50人分の問い合わせがすべて自分に集中してしまうことになります。イベント参加の出欠を取るのも、大人数になればなるほど大仕事になってきます。
こういった事態に前もってすべて備えておくことができれば良いのでしょうが、はじめてのイベント運営では、何が起こるか予測がつかないので対処しきれないものです。
業者にまとめて頼むのも手
イベント運営は、片手間でできることではありません。スケジュール調整に会場のセッティング、参加者の確定に宣伝、当日の進行づくりなどやるべきことが盛りだくさん。
また、不測の事態に備えながら参加者皆で楽しむことができるように内容を充実させなければなりません。
本格的なイベント運営は、無理をして自分でやるよりもプロの業者に任せてしまった方が手際もよく、精神的にも楽。思い切って、プロに任せてしまうという方法も選択肢の一つとして覚えておくと良いでしょう。
