社内イベントの実行委員会など運営担当者になったら、準備すべきことはたくさんあります。
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、社内イベントもオフライン開催からオンライン開催へとシフトしており、オンライン開催だからこそ必要な準備も出てきます。
本コラムでは、漏れや抜けなくオンライン社内イベントを実施できるよう、オンライン社内イベントの準備について、時系列でご紹介いたします。
イベントの種類を決める
イベントの種類が決まっていないケース
まずはイベントの種類を決めましょう。その際は、イベント開催の目的・狙いからブレイクダウンし、コンセプトを決めた上で、どのようなイベントが最適かを検討していきましょう。
オンラインに最適なイベントの種類の一例を挙げると、
- オンライン周年記念式典
- オンライン社員総会
- オンライン研修
- オンライン合宿
- オンライン表彰式
- オンライン社員運動会
- オンラインファミリーデー
- オンラインゲーム大会
- オンラインお花見
- オンライン忘年会/新年会
- オンライン誕生日会
などがあります。
イベントの企画については、下記の記事も参考にご覧ください。
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すでにイベントが決まっているケース
もともと先にイベントの種類が決まっているケースも多いでしょう。その場合も、最初にイベントのコンセプトや目的を確認してください。
従来のオフライン開催時の目的はそのままでも、コンセプトを変える必要があるかもしれません。
目的・コンセプトとも従来のままの場合は、オンライン化してもそれらを具現化できるよう、企画・運営上の工夫が求められます。従来のプログラムや内容を見直し、オンラインで実施しても目的やコンセプトが薄れないかをチェックしていく必要があるでしょう。
配信方法を決める
オンライン社内イベントの、オフライン時と大きく異なる点が、社員たちへの提供方法です。社員たちの参加方法とも言い換えられます。
ここで検討するべきなのは、リアルタイムで生配信（ライブ中継）するのか、それともあらかじめ録画・編集しておいたデータを配信するのかという選択と、配信時に使用するツールの選定です。
配信方法を決めるポイント
リアルタイム配信では、ライブ感が生まれやすく、司会者が視聴している社員からのコメントなど、反応を拾うことで双方向性のあるコミュニケーションが実現可能ですが、機材の不具合など、トラブルで進行が止まってしまうリスクもあります。
一方、録画データ配信の場合は編集が行えるので、尺に合わせたメリハリのある見せ方が可能である反面、ライブ感が生まれにくく、視聴している社員を飽きさせてしまう恐れがあります。
リアルタイム配信か録画データの配信かの判断基準については、こちらの記事でも取り上げています。
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配信ツールを決めるポイント
まずは、オンライン社内イベントに必要な機能がツールに搭載されているかどうかをチェックしましょう。次章でお伝えするプログラム内容によっても必要な機能は変わってくるので、平行して決めても良いでしょう。
その上で費用が予算の範囲内で収まるツールに絞り込んでいきます。
また、サポートの充実度も選定のポイントの一つとなります。 運営担当者自身のITリテラシーが高ければ、サポートがさほど充実していなくても問題ないでしょう。逆に、デジタルにあまり詳しくないという場合は手厚いサポート体制のあるツールを選んだ方が安心です。
プログラムを決める
イベントの種類・配信方法が決まったら、具体的なプログラムを決めていきます。
ここでもう一度、イベント開催の目的やコンセプトに立ち返り、ブレが生じないように選定を進めましょう。
多くの場合、オフライン開催時のプログラムをそのままオンライン化するのは現実的ではありません。形にこだわらずイベント開催の本質を掴み、オンラインイベントならではの新しい視点でプログラムを組んでみましょう。
たとえば、大規模カンファレンスのセッションのように、同じ時間に異なるプログラムを複数用意しておき、社員は自分の興味のあるものを選んで参加できるといった方式を採用すれば、社員の参加意欲を刺激することも可能です。
社内調整や社外発注を行う
最後に、撮影や配信に必要な場所や機材の確保と、司会者やサポートメンバーなど人員の調達を行いましょう。
社内イベントをリアル開催していた時にも、会場や司会者の手配はありましたが、大きなホールを借りるわけではないため費用を安く抑えられますし、大勢の社員を目の前にして話すわけではないので司会のなり手がいなくて困る恐れも小さいはずです。
また、人員調達の面では特に、運営メンバー以外にもサポートしてくれる社員を任命・依頼しておくと、スムーズな進行を助けてくれます。 たとえば、イベント開始前にリモートに不慣れな社員のアクセスをサポートしてもらったり、イベント中に起きた接続の不具合などちょっとしたトラブル対処をヘルプしてもらうといった役割です。
まとめ
オフライン開催でも、会場を押さえたり司会の台本を作ったりと作業の多い社内イベント準備ですが、オンライン開催にはオンライン開催ならではの準備や心配があり、運営ご担当者様の気苦労はなかなか軽くなりません。
思い切って、一部だけでもイベント制作会社に外注してみるのも一つの方法です。 コムネットでは、予算に合わせた最適なご提案を行っております。ご興味のある方は、お気軽にご連絡ください。
