新型コロナウイルス禍でさまざまなイベントが一気にオンライン化されました。
もちろん、社員総会などの社内イベントも例外ではありません。
慣れないオンライン社員総会の開催で、運営担当の方にとっては苦労も多いでしょう。
しかし、オンライン開催には、今回のような感染症の感染拡大下でも開催できること以外に、さまざまなメリットがあるのです。
本コラムでは、改めて、社員総会をオンラインで開催するメリットを挙げてみます。
パンデミック下でも開催できる
まずは、冒頭でもお伝えしたように、今回の新型コロナウイルス感染拡大のようなパンデミック下でもイベントを中止せずに済むことです。
もっというと、大規模災害などが発生しても、発信する側と視聴する側の安全が保たれていれば開催できます。
社員総会を始めとする社内イベントは、モチベーションや団結力を上げたり、社内コミュニケーションを活性化させたりするために大事なもの。定期的に開催することで、これらを維持できます。
パンデミックや災害に関わらず開催できるのは大きなメリットです。
参加者の拘束時間を圧縮できる
リアルでの開催の場合、会場までの移動時間と交通費が発生します。
たとえば、顧客への訪問終了時間がギリギリだった場合、現地までの移動時間を考えると間に合わないため参加を見合わせるというケースもありますが、オンライン開催なら、インターネットがつながれば、カフェなどからでもスマートフォンでの参加が可能です。
また、自宅からも参加できるので、育児との両立で時短勤務している社員にも参加しやすくなります。内容によっては家族にも視聴してもらうことで、家族の理解にもつながるでしょう。
自由参加のイベントの場合は、拘束時間の短縮により、参加者増も期待できそうです。
遠方からも参加できる
会場まで足を運ぶ必要がないことから、遠方からの参加も可能になります。
地方拠点から交通費や宿泊費をかけて参加してもらっていた場合は、そのコストを抑えることができます。
また、リアルでの開催で、本社勤務者は会場へ足を運び、地方拠点からはその様子を生配信していたようなケースでは、どうしても内容が会場主体になってしまうもの。
オンラインを前提とした内容・見せ方に変化することで、本社勤務の参加者も地方拠点からの参加者も平等に、当事者意識を持って参加できるものになります。
双方向のコミュニケーションが可能に
会場でリアル開催する場合、基本的にステージ上からの発表を参加者が黙って聞くという一方行なものになりがちです。社員からの反応といえば、拍手をするくらいだったのではないでしょうか。
しかし、オンライン社員総会なら、チャット機能でコメントを入れたり、画面から表情（笑顔）で伝えたりと、リアルタイムで多彩な反応を返せます。
司会者が、届いたコメントを読み上げるというのも双方向性を持たせる一つの方法です。
参加者同士の顔が見えることによる一体感の醸成
オンライン表彰式を開催する上での注意点でもお伝えした通り、社員たち参加者に当事者意識を持って主体的に参加してもらうためには、可能な限りビデオをオンにしてもらい、全員の顔がお互いに見える状態で実施するのがベターです。
リアルの開催では、全員がステージの方を向いているので、参加者同士でお互いの表情を知ることはできませんでしたが、オンライン社員総会では、顔が見えることで一体感を醸成することが可能です。
これにより、社員たちはほかの参加者の反応を知ることができて臨場感が増しますし、運営側は、進行や演出のデキを確かめることができます。
会場費・飲食費などのコストが抑えられる
オンライン社員総会でも、配信動画の撮影や生配信に使う会場は確保する必要がありますが、参加者を入場させるスペースや装飾などは不要になり、その分の会場費を節約できます。
また、社員総会開催後の懇親会で発生していた会場費や飲食費も抑えることができます。
その分の費用を、社員の自宅などに「おつまみセット」などを送るなど、コストを押さえつつ一体感を持てる工夫に回しましょう。
参加できなかった社員も後からアーカイブ動画を視聴できる
当日、都合が合わずに参加できない社員がいる場合は、アーカイブ動画を共有すれば、後から都合の良いタイミングで社員総会の内容を把握できます。
リアルでの開催でもビデオ撮影しておいたものをアーカイブ動画にすることは可能でしたが、わざわざアーカイブ作成のために機材を運び込んで撮影し、撤収作業…と少し手間がかかりました。
一方、オンライン社員総会なら、動画配信ツールについている録画ボタンを押せば良いだけなので、手間がかかりません。
まとめ
オンライン社員総会のメリットを7つご紹介しました。
コロナ禍で社員総会を中止したという企業様は、上記のようなメリットを再確認し、オンライン化して社員総会を再開してみてください。
もしも、自社だけでのオンライン開催は難しいという場合は、コムネットがお手伝いしますので、お気軽にご相談ください。
