周年記念イベントの企画には会場手配から広報、プログラムの設定、招待状の手配、来客や問い合わせへの対応など、実に多岐にわたる内容が含まれます。それらのうち、どういった点に力を入れるかによって、周年記念イベントの成否が変わってきます。
せっかく時間や費用をかけて周年記念イベントを行うのですから、参加者の印象に残るようイベントを成功させなければなりません。力を入れるポイントを明確にすることで、周年記念イベントを大成功に導きましょう。
明確なビジョン&イメージを共有
周年記念イベントは会社の経営がそこまで継続できたことをお祝いする式典でもありますが、それだけではありません。取引先や顧客に感謝を伝え、これまでの歴史を振り返り、今後の経営ビジョンを共有する事業戦略上重要なイベントです。
周年記念イベントに参加している社員がイベントの意味を理解していなければ、出席者に印象的な式典とはなりません。実行委員はもちろん社員にも会社の持つビジョンやイベントの意義、イメージを共有し、一丸となってイベントを成功させる意識を持ちましょう。
一部の管理職だけが準備を進めていると、社員間での温度差が生じてしまうかもしれません。周年記念イベントの準備は、スタッフ全体にそれらのビジョンやイメージを共有するためのチャンスでもあります。この機会にスタッフを対象としたインナーブランディングを徹底し、より団結力や帰属意識の高い組織を育てていきましょう。
予算に見合った規模と質の検討
ひと口に周年記念イベントといっても、かける予算によってイベントの規模が大きく変わってきます。特に予算の中でも大きな割合を占める会場費は大切です。
年間の経費を圧迫しない範囲で予算を設定し、その中で進めていかなければなりません。規模によっては何百万円もの費用が必要となるケースもあります。急に準備できるものではないので、何年か前から積立金を準備しておくと良いでしょう。
あまりに予算を抑えすぎると会場の立地やランクが悪くなってしまい、イベント自体があまり見栄えのしないものになってしまいます。来場者に貧相な印象を与えてしまうくらいなら、イベントを開催する意味はありません。企業規模に見合った予算の設定が大切です。
準備期間から見通しを立てて時間を配分
イベントの直前になって「まだ、こんなこともできていない！」とあせったことはありませんか？周年記念イベントの準備は多岐にわたりますが、そのすべてを網羅して漏れなく進めていくことが大切です。そのために準備期間の時点で全体のスケジュールの見通しを立て、部門ごとに中間時点のチェックポイントを設けておきましょう。
たとえば、会場準備の部門では実際の予約、備品の現物チェックなどといった中間ポイントが考えられます。来客対応では招待状の発送や、出欠確認をしなければなりません。
それらの準備を漏れなく進められるよう、周年記念イベントではできるだけ実行委員会を組織して手分けして準備していきましょう。定期的に委員会を開き、進行度を報告することも大切です。
進行が遅い部門や人手が足りない部門があれば、それ以外の部門が協力するよう心がけましょう。担当者一人が抱え込まない体制を作ることを意識してください。
ポイントを意識した企画を
周年記念イベントの準備はイベント企画会社などのプロの手を借りることで、より効率的に進めていくことが可能になります。ただし、ここでご紹介したようなイベントを成功させるための要素は、基本的に社内スタッフでなければ行うことができません。
スケジュールの進め方についてはプロの提案を受けることもできますが、実際の進め方を決断するのはあくまでも企業の担当者です。これら第三者に任せることのできない重要な部分に力を入れ、周年記念イベントを成功させましょう。
こまごまとした物品の手配や招待状の準備といった部分をプロに任せれば、担当者の過度な負担を抑えつつ、漏れのない適切な準備が可能となります。
当社は周年記念イベントを手がけてきた経験が豊富で、お客様の方針に合わせて適切なプログラムやスケジュールをご提案いたします。会場の費用、設備などに関するデータも豊富に持っていますので、まずはお気軽にご相談ください。
