総会や表彰式、入社式、忘年会や新年会など、会社にはやるべきイベントが盛りだくさんです。そうしたイベントの担当を任された際、最初に頭を悩ませることになるのが、会場選び。
イベントを成功させるために重要な会場を、どう選んでいけば良いのか。そのポイントを紹介していきます。
イベントの趣旨を明確に！
開催するイベントに合わせて選ぶ会場は変わる
会場選びは、人数と会場のキャパシティを合わせればそれでOKというものではありません。イベント会場と一口にいっても、ホテルや貸し会議室、レストランなど、さまざまな選択肢があります。
それぞれの会場に特徴があるので、まずは開催するイベントの趣旨や、誰がメインとなる企画なのか（たとえば、総会＝株主のためのイベント）などをしっかりと把握して、それに合わせた会場を選びましょう。
事前に開催日、イベント規模（参加人数）を決定
ホテルのホールが良いのか、貸し会議室が良いのかなど、選ぶ会場の方向性がざっくりと決まったら、開催日とおおよその参加人数を決定して、空いている会場をピックアップしていきましょう。
参加人数については、前年度に同様のイベントを開催しているのであれば、それを参考にすると良いでしょう。初めてのイベントであれば、スペースに若干の余裕を持たせておきます。想定より参加者が少ない場合でも、会場によっては直前に間仕切り等でガラガラに見えないよう対応してくれるところもあります。
会場比較のポイントは？
いくつか同じようなテイストの会場をピックアップできたら、その中からひとつに絞るため、詳細を比較していきます。
比較の際のポイントとして、会場費用、アクセスの良さ、施設の新しさ、音響設備などが挙げられます。特に、低コストとアクセスの良さは両立させることが難しいので、イベントの趣旨によってどちらを優先すべきかを選びましょう。
また、ホスピタリティも重要で、イベントの成否は当日の会場担当者によるサポートの有無で大きく変わってきます。担当者が付いていてくれるのかどうかなども確認しておくことが大切です。
会場リストの活用で手間をなくそう！
会場選びのポイントを紹介してきましたが、それでもゼロからの会場探しは大変なもの。手間をなくすために、こちらで会場リストをダウンロードできるようにしておきましたので、参考としてチェックしてみてください。
なお、会場をご自身で見つけるのが難しい場合や、日程に余裕がない場合は、手配をお手伝することも可能ですので、お困りの際は無料相談をご活用ください。
