社員総会は、法人の最高意思決定機関であり、企業にとって非常に重要なイベントです。
企業の団結をより深める、社員総会を作り上げるまでの流れについてお伝えします。
準備の出来は本番の出来に関わる
社員総会を開催する準備は、十分に整っているでしょうか？ 企業の規模によっては、社員総会の準備を自社で行うこともあるようです。自分たちで準備をすることで、コストカットができるといったメリットがありますが、一方で準備のためにかかる作業量は非常に大きなものになります。当然ながら、準備に携わる社員の作業量は非常に多くなるでしょう。
このような社員の負担の大きさから、十分に準備ができなかったという例も少なくありません。準備の出来は本番の出来に関わりますから、余裕をもって取り組むようにしましょう。
イベント当日の何カ月前から準備をすればいいの？
社員総会の準備は、規模にもよりますが、最低でも3カ月前には始めておくと安心です。
まず、社員総会をするための企画を作成します。企画の内容が承認されたら、次は会場の確保です。企業の規模に応じた会場を選び、予約可能かどうか空き情報を確認しましょう。日程を押さえて会場の確保ができたら、当日の役割分担について、手配を進めます。担当者を指名するときは、余裕をもって早めに依頼をすることで、準備のために十分な時間を確保できるようになるでしょう。
イベント当日には、会場の装飾をはじめとした設営と、社員総会を安全に行うための運営業務があります。社員総会の開催のために必要な準備は、このように非常に多岐にわたります。余裕をもって始めるのが難しい場合には、これらの業務をアウトソーシングすることも視野に入れてみてはいかがでしょうか。
皆が幸せに帰れる社員総会へ
社員総会は、社員が経営についての理解を深める貴重な機会であるとともに、経営陣が現場で働く社員と対面する場でもあります。また、日頃さまざまな部署で働いている社員が一堂に会することで、一体感を高める場でもあるのです。参加した社員が幸せな気持ちになって帰れるような社員総会を作るためにも、できる限り早めに準備に取り組み、質の高いイベントを作り上げましょう。
社員総会の準備が杜撰だと、当日の出来もそれなりのものになります。イベントの質を重視するのであれば、余裕をもって準備を始めるか、あるいはアウトソーシングの利用を検討する必要があるでしょう。参加して良かったと言われる社員総会にするために、自社に最適な準備の進め方を検討してみてください。
