周年記念イベントの企画を成功させるための要素

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創業1周年、5周年、10周年など、会社に訪れる節目のとき。こういった節目は、社内外にしっかり感謝を伝え、さらなる発展を目指す絶好のタイミングです。せっかく周年記念イベントを開催するなら、参加者が楽しめるのはもちろんのこと、今後の会社の飛躍につながるようなイベントを目指してみましょう。ここでは、周年記念イベントを成功させるためのコツをご紹介します。

予算に見合った規模と質の検討

周年記念イベントでは、まず予算に基づき規模と質を検討することから始めましょう。周年記念イベントでは基本的に全社員が参加しますが、創立10年、20年といった節目のタイミングでは、社外の得意先を招待して盛大な規模で開催することがあります。また、毎年行う場合には社員の慰労やモチベーションアップのためにフランクな内容にする、節目の年には社外からの招待客へのアピールも兼ねて式典やパーティーを実施するなど、創立何周年かによってイベントの質も変わってきます。このように、周年記念イベントの位置づけを意識しながら予算を配分し、規模と質を検討していきましょう。具体的には、次のような基準を参考にしてみるとよいでしょう。

・開催のタイミング

周年記念イベントは、創業・創立・設立から◯周年というタイミングで行います。創業は事業をスタートした日を、創立は組織を確立して事業を開始した日を、設立は法人登記をした日を指します。どれを記念にするか、また数え年と満年のどちらで数えるかは社内で相談して決めておきましょう。また、頻度としては、毎年開催、5年きざみでの開催、10年きざみでの開催などがあります。

・参加者の範囲

周年記念イベントでは、全社員参加が一般的です。予算規模があれば、社員の家族も招待し、日頃の協力への感謝を伝えるとよいでしょう。家族を招待する場合は、部門ごとに会場を分ける、子ども連れ専用の会場を設けるなどして、家族が気兼ねなく過ごせるような場作りを目指すことがポイントです。また、創立1周年、10周年、20周年などの節目では、取引先や株主を招待し、盛大に式典を開催することも多いです。

・イベントの内容

周年記念イベントでは、まず記念式典・表彰式・決起大会などの式典を行います。また、社員同士の親睦を深めるために、ランチパーティやディナーパーティなどを開催することも多いです。取引先や株主などを招待する場合は、アーティストなどを呼んで余興を催すことで、印象に残るイベントにできるでしょう。もしフランクなイベントにしたければ、体験型・参加型イベントもおすすめです。

準備期間から見通しを立てて時間を配分

準備期間から見通しを立てて時間を配分

充実した周年記念イベントにするためには、入念な準備が欠かせません。外部からの招待客も参加するような、大規模なイベントの場合は、1年ほど前から準備を始めることが一般的です。周年記念準備の流れは次の通りです。

(1)イベントの大まかな方針を決める

まずは社内会議で、イベントのコンセプトや大まかな内容を検討します。社員の慰労やモチベーション向上、取引先や株主への謝恩、会社のPRなど、コンセプトによってイベントの内容が変わってくるため、入念に討議し合意形成を図りましょう。

(2)準備にあたっての組織体制を決定する

企画・運営のための組織を設立します。責任者には役員・部門長クラスをおき、現場担当者として若手社員をおくのが一般的です。

(3)日時、場所を決定する

基本的には創立記念日に開催しますが、平日・休日のどちらにするかは要検討です。イベントの内容や規模に応じて会場も検討し、早めに予約しておきましょう。

(4)招待客を決定し、招待状を送付する

イベントのコンセプトや、何周年かというタイミングに応じて招待客の範囲を決めましょう。招待状は開催日の1ヶ月前までに発送します。

(5)出席者の整理、記念品の準備

出席者名簿を作成し、席の配置や記念日の内容・個数などを決定します。

(6)当日の運営体制のチェック

日の運営メンバーの役割分担・業務内容をマニュアル化し、共有しておきましょう。 このように周年記念イベントには多くの準備が必要であるため、スケジュールを逆算し、余裕を持って時間配分をしましょう。

明確なビジョン&イメージを共有

会社にとって重要なイベントである周年記念イベントでは、単に楽しむだけでなく、明確なビジョンやイメージを共有することが大切です。まずは、「会社の今後の方針・ビジョン」をしっかり伝えられるようなイベントを心がけましょう。また、会社に対する愛着や帰属意識を向上させるため、「会社の魅力」「これまでの軌跡の振り返り」を盛り込むことも重要です。こういったポイントは、準備期間中から折に触れて社内・社外で共有していくことで、イベント当日の盛り上がりを最大にできるでしょう。

具体的には、準備期間であれば社内会議、社内報、イベント告知チラシ、特設サイトなどの手段があります。イベント当日にも、会場内に標語やポスターを掲示したり、イベント中にキーワードを繰り返したりすると効果的です。

周年記念イベントのコンセプトを関係者全員が理解したうえで、予算をふまえて規模・質を検討し、入念に準備しながら、会社のビジョン・イメージをしっかり伝えられるイベント実現を目指しましょう。

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