全社イベントを開催するにあたって業者を利用することになったら、どんなことを準備しておけばいいのでしょうか？はじめての業者との相談前に、明白にしておくと話し合いがスムーズになるポイントについてお伝えします。
「イベントの規模・目的」は？
まず、全社イベントの規模がどれくらいになるのかを、把握しておきましょう。企業の規模によって、参加人数が大きく変わります。人数によって押さえるべき会場が異なってきますから、おおよその人数はなるべく早めに決定しておいた方が安心です。会場の準備ができなければ、そもそもイベントを開催することができません。まずは規模を明白にしておきましょう。
また、業者にきちんと伝えておかなければならないのが、全社イベントの目的です。社内イベントをサポートしてくれる業者はイベントのプロですが、こちらからきちんと情報を伝えなければ、自社のカラーやイベントの趣旨を理解してもらうことはできません。自社のことをもっとも良く理解しているのは、自社の人間です。イベントの目的を、分かりやすく伝えられるよう準備をしておきましょう。
「どんなイベントにしたいか」のイメージは？
一口に“全社イベント”と言っても、どのようなイベントを思い描くのかは、企業によって大きく異なります。社員が気持ちを引き締めるようなセレモニーにしたいのか、それとも社員同士が打ち解けられるようなフレンドリーな会にしたいのか、各企業によってイメージがあるはずです。
業者との相談では、どんな全社イベントにしたいのかというイメージを、スムーズに伝えられる状態にしておきましょう。イベント全体のイメージが定まっていると、会場の装飾をはじめとした必要な準備を整えやすくなります。
自分たちは何が出来て何が出来ないのか？
全社イベントを業者と協力して行う場合は、“自社で何が出来て何が出来ないのか”を明白にしておくと、サポートしてもらうべき業務について決めやすくなります。この部分が漠然としたままで業者との相談に入ると、自社で出来ることをリストアップするのに時間がかかり、貴重な相談の時間を無駄にしてしまうことにもなりかねません。業者との相談を有意義な時間にするためにも、どこまでを自社で担当するかを検討しておきましょう。
全社イベントを成功に導くためには、協力してもらう業者との綿密なコミュニケーションが欠かせません。自社のカラーと目的に合ったイベントを作るために、業者とのはじめての相談までに準備できることを進めておきましょう。
