会社の方向性やビジョン、目標などを全社で共有し、社員同士の一体感を高めるのに効果的な社員総会。従業員のモチベーションアップにも役立つとあって、導入する企業が増えています。
これから社員総会を行いたいと考えている企業様も多いことでしょう。ただ、これまでに経験のないなかで社員総会のような大イベントを企画・運営するのはなかなかハードルが高いもの。「まず、何から手をつけたらいいのかがわからない…」そんな声が聞こえてきそうです。
そんな方へ向けて、社員総会の企画制作ガイドを作りました。ぜひ、参考にしてみてください。
1. 社員総会とは？
「コトバンク」によると
社団（→社団法人）の構成員である社員全員によって構成される最高意思決定機関である総会。広くは株式会社における株主総会なども含むが，一般的にはそれより狭い意味に用いられ，主として一般社団法人あるいは相互会社の総会をさす。
とのこと。
コムネットでも何社か、毎年社員総会をお手伝いさせていただいております。
「最高意思決定機関」と聞くとなんだか堅っ苦しい印象を受けますが、実際はその会社様の色によって全く雰囲気は変わります。
若いアルバイト店員さんが集まる賑やかな、お祭りのような社員総会になることもあるんですよ。
ただ、どの社員総会でも行われるのは「会社のビジョンを全社で共有する」場を作るということです。
半期に一回、一年に一回程行われる社員総会。社員がこんなに一堂に会する機会もありませんので、全社的にこれからどんな方向に進んでいくのかを発表して、終ったときには、参加した皆様で「一緒に頑張ろう！」という気持ちになっていただくことが大切です。
2. いつから準備を始めたらいいの？
大まかにですが、僕たちがイベント制作でお手伝いさせていただく際には約3ヶ月くらい前から、徐々に準備を進めていきます。
ちょっと早すぎるように感じられるかもしれませんが、プログラムによってはある程度期間が必要となる場合があります。特に映像を制作されるのでしたら3ヶ月程の期間があると安心です。
3. 社員総会の目的を明確にする
さて、これから社員総会本番に向けて様々なことを選択・決定していかなければいけません。 その前に是非、目的を明確にしましょう。
目的を明確にすると意思決定の指針になったり、意思決定者を説得する指針とすることができます。
「A案とB案、どっちも魅力的なんだけどなぁ」なんてことが起こったときに「今回はこれを目的にしているからB案でいこう！」と決断することができます。
イベントが終わった時に参加者がどんな気持ちになっていてほしいのか、ゴールイメージを描くことも大切です。
どんな目的があるの？
それではその目的ですが、どんなものがありうるのでしょうか。社員総会の目的を大きく3つにまとめました。
1. 会社の現状とビジョンの共有
期の報告を通じて、今置かれている会社の現状を伝えます。また、これから会社がどのような目標で進んでいくのか、どのような会社を目指していくかを共有します。ちなみに、多くの場合部長クラスの方が短期的な目標を発表され、役員クラスの方が中長期的なビジョンを発表されます。
社員総会という皆様が一堂に会する場だからこそ、話し手の言葉がダイレクトに伝わります。
2. チームビルディング/モチベーションアップ
普段バラバラに仕事をしている皆様が、同じ場で同じメッセージを受け取り、感情を共有することで、帰属意識を高めるとともに、1つの方向に向かう結束力を高めます。普段同じチームのメンバーはイベントに事前プログラムを組み合わせたり、皆様が参加できるコンテンツを取り入れたりすることで、チーム内のコミュニケーションを劇的に向上させることができます。
また、経営者の想いや自分と同じ立場の人間の発表を見ることで、自分自身が今まで抱いていた仕事に対する想いが変化し、仕事に対する意識の変革を起こすきっかけになります！同じ空間を共有するイベントだからこそ、生の臨場感が心に訴えかけます。
3. 現場と経営側で足並みをそろえる
社員総会はトップダウンで行われるだけではありません。現場で働く方にとっては数少ない経営者との接点となります。役職者の方からのお話を聞くだけではなく、現場の方が能動的に参画できるプログラムを作ることで、ただ単にお話を聞くだけでない、交流の場を作ることができます。これからのビジョンを伝えただけでは、実感が湧きづらいかもしれません。こうした場を通じて、社員様の帰属意識を高めることができます。
目的はいくつかあっても大丈夫？
社員総会は決して少なくない費用がかかるイベントです。複数の目的を同時に達成するものであってよいと思います。
ただし、大目標と小目標を設定して、大目標は常に1つに設定することで、最大の目的が何かということは明確にしておいた方が良いです。
ちなみにコムネットでは「イベント実施概要シート」というものを使って、一つのイベントの目的・内容をまとめています。
こちらは無料で配布しておりますので、こちらからご活用くださいませ。
4. 実行委員会を組織する
社員総会に関わる意思決定をし、運営をしていくのが実行委員会です。 どれくらいの人数が必要かについては、イベントの規模によって変わってくるかとは思います。が、やはり多くなり過ぎるのはあまりよろしくありません。諸説あるのですが、中心となって動かしていくのは6人までにしておくのが良さそうです。(参照)
5. 希望日程・予算・参加者に合った会場を探す
さて、ここから実際に活動をしていくこととなります。
まずは希望日時に合う会場を探します。
※このとき本番時間だけではなく、設営時間も考慮してくださいね。リハーサルも行う場合は、こちらも忘れずに！
東京都内の会場リストはこちらで無料配布しています！
社員総会は、イベントスペースやホールを利用することが多いです。
それぞれの特徴を記します。
イベントスペースの特徴
フラットな分、非常に自由度が高いです。会場内で飲食をするには向いています。
デメリットとしては、ステージが見えにくく、椅子は簡易的なものである場合が多いです。また、ステージを組む料金がかかります。
ホールの特徴
いわゆる劇場型。ステージは非常に見えやすく、椅子も長時間座っても疲れにくいケースが多いです。天井高が高いところも多く、音響照明を使った演出が映えます。
ホールは更に①民間ホールと②公共ホールに2分類できます。
民間ホール
公共ホールに比べ、料金が高いです。その分設備が充実している会場も多いです。
公共ホール
料金が非常に安く済みます。その分人気があり、予約が取りにくい会場が多いです。
会場内の飲食は禁止のところもあります。
目的や人数にもよりますが、弊社では公共ホールをお勧めしています。
なるべく料金をイベントの内容にあてた方が、より目的達成ができるのではと考えるからです。
こちらから首都圏の主要なホールをまとめた資料がダウンロードできます。ご自由に活用してください。
イベント会社に連絡する
弊社、コムネットのようなイベント会社を利用して行うのであれば、このタイミングでご連絡くださいませ。
イベント会社であれば、どこでも会場手配からお手伝いすることができるかと思います。
また、イベント会社に連絡する際ですが、相見積などを行い、金額の妥当性をチェックしましょう。
イベント会社の担当者は、あなたがこれから長きに渡りやりとりをする相手になります。特に本番前は、ほとんど社内の人間じゃないか？と勘違いするくらい、毎日のようにやりとりがあるでしょう。
信頼できる相手かどうか、しっかりと見極めましょう！
イベント会社に連絡する際は、「イベント実施概要シート」を利用すると便利です。
コムネットで利用しているものを無料で配布しておりますので、もしよければご活用くださいませ。
6. 制作スケジュールを引く
制作スケジュールを引き、いつまでに何をしなければならないのか、タスクを切っていきましょう。
規模が大きくなればなる程、様々な要素が絡み、一つの作業が遅れると他の事項にも影響が出てきます。
スケジュールをしっかりと組み、その納期を守って着実に進めていきましょう。
スケジュール作成には、ガントチャートを用いると便利です。
コムネットでは、エクセルを用いて予定を組んでいきます。
それでは、以下に制作スケジュールの制作手順を記載します。
1.項目の洗い出し
まずは、実施内容に基づき、項目ごとに群類して整理していきます。
例えば、「プログラムの決定」をする場合…アイデア出し、アイデアの選定、上司に報告、アイデア選定2回目、上司に報告2回目、実行委員会内での決定、役員会に報告、最終決定…などが小項目としてあげられるかと思います。お客様、上司にご確認いただく場合はその期間も考慮しましょう。
この項目は「漏れなく、ムラなく(MECE)出していきましょうね！
2.担当者を記載
次に、それぞれのタスクに担当者を記載します。お願いできるタスクは誰かにお願いしましょう。
この記事を読んでくださっている方にとって、きっと大切なのは担当者のお尻を叩いてあげること、そして、スケジュールの見直しではないでしょうか？
余裕をもったスケジュールを組み、早め早めに進行することはもちろんですが、不測の事態が発生した際は、すぐにスケジュールの見直しを行いましょう！
3.リミットを記載
最後に、タスクを終了するリミットを記載していきます。イベント本番日から逆算していくと効率的ですよ。
この作業中に埋もれていた項目を発見することもあります。その際は追記しましょう。
ここまでできればバッチリです！
あとはプロジェクトメンバーと共有し、進めていくだけです！
ちなみに、イベント会社に依頼した場合、スケジュール表は必ず作成してもらえます。
その際もこれがどちらのタスクなのか、ということを明確に、都度スケジュールの見直しをしながら制作していきましょう。
7. プログラムを決める
さて、プログラムを決めていきましょう！
初めて社員総会をされる方は、まずどんなことをするのかもわかりませんよね。
以下にサンプルとしてプログラムをご紹介させていただきます。
まずはご参考までに…
開場 30分
オープニング映像 1~10分
開会挨拶 5分
各部署の部長から今期の報告と来期について 各人5~10分ずつ程
コンテンツ①
コンテンツ②
社長講話 10分
エンディング映像 5~10分
写真撮影 30分
もちろん各会社さんごとのコンセプト・実施規模・社風・参加者によって、プログラムは変わってきます。あくまでも上に書いたのは参考程度にしてくださいね。ただ、「目的」の部分でも書きました「会社の現状とビジョンの共有」という目的達成のため、「各部署からの報告」や「社長講話」は多くの企業様が導入されます。
「コンテンツ」部分は各会社様の色が一番出る部分です。
ゲストを呼んでパフォーマンスを行ったり、基調講演を行ったり、表彰式を行ったり、成果発表会を行ったり…様々なケースが考えられるので「コンテンツ」と書かせていただきました。
この部分で何をするかは、きっと社員総会担当者が一番ご苦労される点ではありませんか？
前回と同じではなくどこか新しい要素を入れるにはどうしたらいいか？参加者に楽しんでもらえるにはどうしたらいいのか？
悩みますよね…その手助けになればと、弊社で行ったことのある事例をご紹介します！
1. どんな催しをする？アイデアを広げるために
さて、ここでは過去に弊社で行ったコンテンツをご紹介します。
参加者が盛り上がれば、恒例行事になるかもしれませんし、毎回の社員総会が楽しみになるかもしれません！
表彰式
社員総会のコンテンツとして一番多く行われるのが表彰式。多くの方々の前で表彰されることでモチベーションもアップします。
ただそれだけに毎年行われている企業様の場合はマンネリ化してしまうこともまた少なくありません。
ここで、3つほど演出面で雰囲気を変えられるアイデアを提示します。
もし参考になれば幸いです。
映像を流してみる
表彰式が始まるときに目立つ字体で「表彰式」と表示する20秒程度の映像を流すことで場が締まることもあります。(僕たちはアタック映像と呼んでいます)
あるいは受賞者にゆかりのある人物からのサプライズメッセージを送ることも良いかもしれません。
もし参考になれば幸いです。
音楽の雰囲気を変えてみる
いつもとは違う音楽でガラッと雰囲気を変えてみるのも良いかもしれません。
クラシック系の音楽ではなく思い切ってスカを使ってみる！受賞者が好きなミュージシャンの音楽をかけてみる！人気テレビ番組の音楽を使ってみる！等々…
レッドカーペットを敷いてみる
いつもの表彰式にレッドカーペットを敷くだけで気分はもうアカデミー賞！実際に歩いてみるとわかるのですがレッドカーペットがあるだけですごく誇らしい気持ちになります。
クイズ大会
マンガ喫茶チェーン様の総会で行われたのが、このクイズ大会。毎回人気テレビ番組を模した演出を行い、若いアルバイトスタッフの皆様に楽しんでいただいております。
マンガ喫茶チェーン様ということでクイズの問題も「上半期、一番読まれたマンガはなんでしょう？」や「下半期に一番売上が高かった料理メニューは何でしょう？」等、業務に関係のある問題が出題されました。
もし導入される場合は「最近生まれた○○課長の娘さんのお名前は何でしょう？」や「上半期、○○部長に一番怒られたのは次のうち誰でしょう？」等、社内の事情をからめることで、更に盛り上がりますよ！(くれぐれも失礼にならない程度にしてくださいね)
標語発表会
システム会社様で半期に一回、お手伝いさせていただいているのが、標語発表会です。こちらの会社様では自分自身の目標を標語として発表し、活動。その成果を標語発表会で発表します。
事前に準備が必要となりますが、普段は立たない大きなステージで発表することで発表することの価値がグッと上がります。
パネルディスカッション/質疑応答
普段はあまり会うことができない経営陣と現場のスタッフが一緒の空間にいることができるのが社員総会のいいところ。この機会で現場の社員から経営陣に直接会社のこと、理念やビジョンに対する質問を募ってみるのはいかがでしょうか？会社に対するロイヤリティの向上を望むことが出来ますし、開催後の従業員の満足度は多くの場合高くなります。
決起会
社員総会は振り返りだけでなく、これからのスタートの場でもあります。これまでの振り返りから各々のビジョンや目標を決めて、壇上で発表することで気合いが入ります。
成果発表会
成績優秀な店舗・チーム・プロジェクトのメンバーがどのようにして成功することができたのかというノウハウを、仕事に対する想いと共にプレゼンテーションするイベントです。
実はこれ、コムネットが超得意としているコンテンツ！コムネットは居酒屋甲子園を始め、多くの業界・企業様をお手伝いしてきた実績から、初めてのプレゼンテーションでも大成功へと導きます。
詳しい説明はこちらから。
8. 準備物をそろえる
さて、プログラムが決まったら必要なものをそろえていきます。
表彰式を行うのであれば、トロフィーや賞状、もしかしたら映像も必要になってくるかもしれません。
多くの準備物が必要となってくるので、準備物リストを作ると便利です。
使用場所、担当者、個数、レ点が項目としてあるのが良いでしょう。
9. リハーサル
本番前に本番と同じように進行をすることで最終チェックを行います。
ここでは2種類のリハーサルを行います。
1.テクニカルリハーサル
映像・音楽・照明等、機材を扱う人達が行うリハーサルです。
ちゃんと映像は流れるか？音量は適切か？照明効果はスムーズにいくか？をチェックしていきます。
このリハーサルは絶対に本番の会場で行う必要があります！
2.進行リハーサル
進行台本に合わせて司会の方、アテンドの方と一緒に行うのがこの進行リハーサルです。
イベントの頭からおしりまで、通しで行います。
このリハーサルも本番の会場で行えるのがベストではありますが、難しい場合は事前に行うことも、できなくはありません。
10. 本番
さあ本番！リハーサルで確認した通りに進行していきましょう。
とは言っても、本番は色々なことが起こります。特に多いのは時間が押してしまうこと。会場によっては終了しなければならない時間が決まっていたり、場合によっては追加料金がかかることもあります。
本番でよく起こるのは、
・開始時間になっても入場がまだ続いている・・・
・参加者がまだ席の移動等していて騒々しい・・・
・コンテンツが長引いてしまった・・・
などなど。
こうした場合に備えて予備時間をとっておくのはもちろんですが、それでも難しい場合は休憩時間等をつめて調整しましょう。
11.本番後
本番お疲れ様です！
参加者の反応はいかがでしたか？
通常の業務とは違うイベント制作、大変ご苦労されたのだと思います。
もし本番中にアンケート等、実施されている場合は、返ってきたコメントをチェックしてみてください。
来年に向けての目標が見えてくるかもしれませんし、コメントを呼んでいるうちに段々と次回はどうしようか、やる気になってきたりもします！(僕は超なります！)
12.さいごに
ここまで読んでいただきありがとうございます！
この記事はこれから社員総会を作る方に向けて書きました。
「ここがよくわからなかった」「この書類の例ってあるの？」等、この記事に対するコメント、感想は随時受け付けています。弊社のお問合せフォームから送信してください。
頂いたご意見から、更に皆さんがイベント制作をするときに便利な情報を発信していけたらと思います。
ありがとうございました！
