社員全員による最高意思決定機関である社員総会。自社で運営を行うこともできますが、近年はイベント会社等にこれを外注する企業・団体が増えています。そこで今回は、社員総会をアウトソーシングするメリットや、会をより盛り上げるためのヒントについてご紹介します。
費用を抑えながら実りある社員総会を目指す
社員総会の開催は、自社スタッフによる運営がもっとも費用を抑えられられると思われがちです。しかし、これはあくまで社内にノウハウなどが蓄積されており、そのリソースが確保されている場合のこと。よほどの大企業でもない限り、専用の部署などを設けているケースは稀です。
そのため、外注をうまく使ってトータルコストを抑えることを検討してみましょう。とくに、専門の会社を利用すれば分野に特化したサービスが受けられるため、社員総会がより充実したものになること間違いなし。従業員も慣れない作業にリソースを割くこともなく、本業に集中できるので、結果的に会社にはプラスへ作用するはずです。
場を盛り上げるプロモーションビデオにこだわる
一般的に、社員総会の目的は決算の承認や定款の変更、役員の専任・解任といった決定事ですが、何もそれがすべてではありません。会社を構成するメンバーが一堂に会すことでコミュニケーションを促進し、組織の一体感を高め、全員のモチベーションを向上させるなどのテーマも含まれています。
これらの目的を達成するためには、場の盛り上がり等についても考えなくてはなりません。手法にはさまざまなものがありますが、たとえばプロモーションビデオなどは効果的と言えるでしょう。話者がただ言葉を発している動画だったとしても、文字にはない情報がそこには詰まっています。これに図表等を加えれば、短時間でより多くのメッセージが共有可能。さらに、高揚感を煽るような演出も行えば、会場全体を盛り上げることもできます。
会社のテーマに沿って川柳大会！
「もっと個性的な社員総会にしたい」といった場合には、催しものにこだわってみるのもアイデアのひとつです。たとえば、開催前に従業員から会社のテーマに沿った川柳を募集し、その授賞式を執り行うといった取り組みはいかがでしょうか？ ユーモアに富んだ作品はもちろん、心に響くような作品をピックアップし、壇上で読み上げれば社員総会がより盛り上がること請け合いです。また、作品の中に込められたメッセージはある意味で社員の意思とも取れるため、環境改善のヒントにもなるでしょう。
まとめ
このように、社員総会は工夫次第でより大きな効果が期待できるイベントになり得ます。運営を外注すれば、希望に沿ったさまざまなアイデアを提案してもらえるでしょう。どのような目的で開催するのか？ どんな会にしたいのか？ といった指針が決まっているのであれば、ぜひ利用してみてください。
