やってみてわかった!社内イベントを開催して一番困ったこととは

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社員旅行や懇親会、表彰式などの社内イベントを開催している企業も多いです。その際にイベントを担当したことがある人もいるでしょう。トラブルもなく終われば良いのですが、なかには失敗してしまうこともあります。

今回は実際に社内イベントを担当した方を対象にイベントで一番困ったことのアンケートを実施しました。そこからわかったのは、イベント担当者はさまざまな要因に気をつける必要があるということ。これからイベントを担当する方は参考にしてみてください。

Q:社内イベントを開催して一番困ったこととは何ですか?

1位:時間が押した/間に合わなかった 35%
2位:設備がうまく動かなかった 20%
3位:出し物でハプニングがあった 12%
4位:司会者にミスがあった 11%
5位:準備でトラブルがあった 10% 


1位:時間が押した/間に合わなかった

余裕を持った内容、進行にしていたが少しずつ時間がおしてしまい最終的に終了予定時間が大幅に遅くなってしまった。(沖縄県/34歳女性)
時間が押してしまい、予定のイベントが出来なかった。(宮城県/42歳男性)
ゲストの到着が遅れてしまい、順番を急きょ入れ替えたりしてグダグダになってしまった。(福島県/38歳女性)

社内イベントで一番困ったことと多くの人が回答したのは、時間に関係するものでした。リハーサルを入念に行っても段々と時間が押してしまい、終了時間に間に合わなかった、という意見も。また、出し物や挨拶が長くなり時間が押してしまうことが多いようです。

2位:設備がうまく動かなかった

半期表彰のイベントで照明設備のトラブルが起きて、演出的にかなりお寒い感じになってしまった。(石川県/62歳女性)
スライドショーを用意していたが、会場の設備とあわずに流せなかった。事前確認すべきだった。(愛知県/26歳女性)
空調が故障してしまい大変でした。夏場だったので、窓を開けたり扇風機で対応しましたが、苦情が大変でした。(山形県/36歳男性)

イベントの進行に直接影響してしまう設備のトラブルを回答した人もいました。イベントに必要なマイクや照明、スライドショーなどにトラブルが起きてしまうと企画者は焦ってしまうものです。また、事前にリハーサルをしていても本番で起きることがあるのも困ってしまう理由でしょう。

3位:出し物でハプニングがあった

出し物でけが人が出るハプニングがあった。(群馬県/29歳男性)
出し物の内容が品位を欠いていると会場側から苦情が入ってしまった。(北海道/31歳女性)
イベント内でカラオケがあったのですが、音割れが酷かったり音楽が流れなかったりとトラブルが多かった覚えがあります。(栃木県/24歳女性)

芸能人や専門家などの外部ゲストの招待を希望している人もいることがわかりました。外部のゲストが参加することで場が盛り上がる、普段は関わりがないゲストの話を聞くことは勉強になるので楽しみ、という意見がありました。

まとめ

社内イベントを行う際にトラブルやハプニングが起きてしまうと、企画者としては焦ってしまうものです。多くの人が回答していた「時間が押した/間に合わなかった」は、進行が上手くできないことが原因になっていました。出し物や挨拶など時間管理が難しいものもありますが、進行に余裕を持つ、時間厳守を徹底するなどの対策が必要になるでしょう。

また、設備のトラブルについては、企画者の力では防げない場合もあります。今回紹介した空調の故障や照明のトラブルは会場の設備になるため、仕方ないといえるでしょう。しかし、スライドショーなどは事前に確認しておくことで、トラブルを防ぐことができます。マイクや照明の使い方についても、リハーサルを行うことでスムーズな進行につながるため、確認しておきましょう。

ゲスト紹介も一定数の方が希望しているイベントですが、ゲストの種類は大きく2つに分かれています。ひとつが有名人や芸能人。社員総会を盛り上げることが目的のゲストとなります。そしてもうひとつが専門家や著名人。こちらでは、専門家や著名人の貴重な話を聞いて勉強したい、という意見が多かったです。ゲスト紹介を検討している場合は、社員がどんなゲストを希望しているかのリサーチが必要になるでしょう。

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